Organiser un EVJF à Bordeaux

01Commencez par la date, pas par les activités

C'est le seul élément qu'on ne rattrape pas. Les prestataires bordelais tiennent un seul groupe à la fois, et les samedis de mai à septembre se réservent plusieurs mois à l'avance. Fixez la date avec la mariée, ou au moins le week-end, avant de rêver au programme.

Le nombre de participantes vient juste après, et il compte autant. Chez nous le tarif se recalcule sur votre nombre exact, palier par palier, et chaque fiche affiche sa grille entière. Un devis pour huit et un devis pour quatorze ne se ressemblent pas, et il vaut mieux le savoir avant d'annoncer un budget au groupe.

• Une date, même approximative, vous ouvre les activités les plus demandées.
• Un nombre, même estimé, vous donne un prix par personne au lieu d'une fourchette.
• Les deux ensemble, et vous pouvez déjà composer la journée.

02Combien prévoir par personne

Les activités vont de 19 € à 103 € par personne. Chaque fiche affiche la grille complète, palier par palier, pour que vous voyiez le prix de votre groupe et non une moyenne. Les packs tout compris commencent à 43 € par personne et enchaînent plusieurs activités sans temps mort.

À ce budget s'ajoutent les choses dont aucune agence ne s'occupe : le transport jusqu'à Bordeaux, l'hébergement si vous dormez sur place, et les repas qui ne sont pas compris dans une activité. Annoncez-les au groupe dès le premier message, c'est ce qui évite les mauvaises surprises à la cagnotte.

La réservation se bloque avec un acompte de 100 € par réservation, pas un pourcentage. Le solde se règle vingt jours avant la date, une fois le groupe stabilisé.

03À combien peut-on venir

Chaque activité porte son minimum et son maximum, indiqués sur sa fiche. La plupart se tiennent à partir de trois participantes, et plusieurs acceptent jusqu'à vingt-cinq.

Le piège classique, c'est de composer la journée pour douze et de se retrouver à six trois semaines avant. Prévenez tôt, et comptez large plutôt que juste : une activité se réajuste, un groupe qui a déjà payé se réajuste moins bien.

04Quand venir, et ce que ça change

De mars à octobre pour les croisières et tout ce qui se passe dehors. Les ateliers créatifs, les spas et les dégustations se tiennent toute l'année, ce qui rend un EVJF d'hiver plus simple ici qu'ailleurs : le programme ne dépend pas de la météo.

Un samedi de juin coûte le même prix qu'un samedi de février, mais il se réserve six mois plus tôt. Si la date est souple, un week-end d'octobre ou de mars vous laisse le choix des activités au lieu de vous laisser ce qui reste.

05Ce que Bordeaux fait mieux qu'ailleurs

Il y a des villes où un atelier cocktails est une bonne idée. Ici, c'est la ville qui donne le programme, et une journée qui ignore la Garonne et le vin passe à côté de ce pour quoi on vient.

• La Garonne. Trois croisières privatisées, pas partagées : apéro en fin de journée, déjeuner, ou dîner quand les quais s'allument.
• Le vin. Vins et fromages, vins et chocolats, ou l'atelier où vous assemblez votre propre cuvée et repartez avec la bouteille.
• Le centre du XVIIIe. Place de la Bourse, Miroir d'eau, Grand Théâtre, ruelles du Vieux Bordeaux : c'est le décor du shooting photo et de la chasse au trésor.

Pour le centre, les quais et le Vieux Bordeaux, aucune voiture n'est nécessaire : tout se fait à pied ou en tram. Quelques hébergements de groupe et quelques prestataires sont en périphérie, et le point de rendez-vous est précisé sur chaque fiche.

06Composer la journée sans la surcharger

L'erreur la plus fréquente est d'en mettre trop. Une activité le matin, un déjeuner, une activité l'après-midi : c'est déjà une journée pleine, et il faut du temps entre deux pour se déplacer, discuter et prendre des photos.

Le rythme qui fonctionne : quelque chose qui fait rire au début, quelque chose de calme au milieu, quelque chose qui célèbre le soir. Et une seule surprise pour la mariée, pas trois : la surprise qui tient, c'est celle qu'on prépare sérieusement.

Vous pouvez parcourir les 42 activités rubrique par rubrique, ou partir d'un des 9 packs déjà assortis et l'ajuster.

07Réserver, et ne plus y penser

Une fois la sélection faite, deux chemins. En ligne : vous réglez les 100 € d'acompte et la date est bloquée dans la foulée. Ou avec votre chargée de projet, si vous préférez en parler avant de vous engager.

Dans les deux cas, une seule personne suit votre dossier du premier message au jour J. Vous n'expliquerez pas deux fois ce que vous cherchez, et c'est elle qui appelle les prestataires quand un horaire bouge.